Scopri tutto sul controllo accessi per palestre, piscine e centri sportivi.

Far coesistere una elegante accoglienza del cliente con il bisogno di sicurezza può sembrare a prima vista una contraddizione, ma i progressi nei sistemi di controllo per gli accessi alle palestre, piscine e centri sportivi sono cambiati molto negli ultimi anni.

Ora sul mercato esistono una moltitudine di soluzioni, che vanno dalle semplici porte alle sofisticate barriere ad alta tecnologia affinché l'ingresso al club sia vissuto come un'esperienza esclusiva e non come un controllo.

Ma scegliere all'interno dell'arcobaleno di opzioni esistenti può essere travolgente o bloccante, con conseguenze dirette sull'operatività del centro e sull'esperienza dei clienti.

In questo piccolo articolo abbiamo raccolto le principali domande sulla tematica del controllo accessi, iniziando dalla sua definizione, descrivendone i vantaggi, le componenti e analizzando le richieste più frequenti.

Che cos'è un sistema per il controllo degli accessi?

Un sistema di controllo accessi è una tecnologia che controlla un punto di accesso, consentendo agli utenti l'ingresso o l'uscita attraverso di essa.

Normalmente esiste una tecnologia hardware collegata ad un centro di supervisione (il software di controllo accessi) che legge un dispositivo di identificazione, generalmente chiamato "tag", sul quale si trova l'informazione che permette l'accesso di un determinato cliente, come il nome, il titolo che dà diritto all'accesso o le date di validità.

È necessario implementare un controllo accessi nel mio centro?

Secondo noi la risposta per la maggior parte dei centri è sì, anche se l'installazione di un sistema per il controllo accessi automatizzato può essere percepita come un investimento, non solo per il costo delle componenti hardware e installazione, ma anche per la parte informativa e di tempo, dato che è necessario informare i soci del club ed il personale in modo che a tutti sia chiaro come usarlo.

Tuttavia, i proprietari dei club e gli operatori di front office possono trarre molti vantaggi dai dati ricavati in modo automatico e dai controlli eseguiti sui clienti.

Qual è lo scopo di controllare gli accessi?

Aprire 24 ore. I sistemi di accesso automatico non si stancano, non necessitano di pause o di tempo personale. Con l'accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7, è possibile dare alla struttura un vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza diretta che fanno oggi le app di allenamento a casa.

Con gli orari prolungati previsti dai controlli di accessi, si può distribuire anche il flusso di soci che entrano, rilassando così la pressione sul personale e sull'impianto durante le ore di punta. Le persone odiano dover aspettare una macchina o spostarsi in aree affollate durante l'esercizio. Più tempo equivale a più spazio e quindi una migliore esperienza per i clienti.

Eliminare la possibilità di frode. Anche se preferiamo non pensarci, sappiamo che succede. I clienti a volte commettono frodi concedendo a soggetti non paganti l'accesso alle loro strutture. Può essere considerato un "crimine innocente", ma alla fine è l'azienda che perde entrate.

A volte, quando i contratti scadono o un cliente ha pagamenti in ritardo sulla sua iscrizione, può comunque entrare e utilizzare la tua strutture senza che nessuno se ne accorga (del resto, il personale della reception non può occuparsi di tutto).

L'implementazione dei controlli automatizzati degli accessi permette di obbligare tutti i soci ad avere un abbonamento regolarmente pagato per accedere alla struttura. Il sistema controlla l'autenticazione, il che significa che ha il potere di bloccare i clienti che non hanno pagato.

Controllare i punti di accesso. Una palestra, piscina o impianto sportivo non è solo un luogo in cui le persone possono fare esercizio, ma ospita anche processi aziendali, il che significa che ci sono luoghi a cui i clienti non possono accedere. Con il controllo accessi adeguato, è possibile controllare il flusso di movimento all'interno dell'impianto.

L'organizzazione della distribuzione delle diverse zone di accesso prevede la possibilità di "isolare" elettronicamente alcune aree per garantire la sicurezza dei magazzini e delle aree del personale per esempio, o permettere l'accesso a zone esclusive a cui solamente certe categorie di abbonamento danno diritto.

Tracciare le presenze in palestra. I dati sono una risorsa meravigliosa e un must per gestire in modo intelligente e produttivo gli impianti. Integrando il controllo degli accessi al gestionale del tuo club, è possibile tracciare le presenze dei soci. Questi numeri possono insegnare cose molto preziose, come chi va spesso in palestra o a nuotare e chi preferisce la sala pesi al cardio.

Inltre, puoi ottenere una visione più approfondita di come i tuoi clienti trascorrono il loro tempo presso la tua struttura: quali aree, orari e giorni sono i più popolari? Chi frequenta più spesso durante la settimana? E nel weekend?

Le statistiche di partecipazione sono un ottimo punto di partenza per iniziare ad analizzare i clienti del tuo centro e il loro comportamento. Puoi utilizzare questi dati per rendere la tua comunicazione digitale più pertinente e indirizzarla al pubblico giusto.

Concentrati su ciò che è veramente importante. Il controllo degli accessi al tuo impianto può anche sollevare i tuoi operatori da certe responsabilità. Invece di trascorrere ore improduttive alla reception, il team può concentrarsi su ciò che dovrebbe essere importante, ovvero mantenere i soci felici e aiutarli a raggiungere determinate prestazioni fisiche.

ll controllo accessi è un successo da qualsiasi punto di vista!

In cosa consiste il controllo degli accessi e delle uscite?

Un sistema avanzato per controllo accessi deve essere in grado di registrare gli ingressi e le uscite del tuo centro per diversi motivi.

Prima di tutto per questioni di sicurezza, poiché in ogni momento saprai se un determinato cliente si trova all'interno del tuo impianto.

In secondo luogo, la conoscenza degli ingressi e delle uscite ti permette disegnare un mappa di utilizzo del tuo impianto, potendo offrire informazioni molto rilevanti per il processo decisionale, come la permanenza media nell'impianto, le ore di punta e le aree maggiormente frequentate dai clienti.

Un sistema di controllo accessi che ti permetta di registrare i dati di accessi e uscite è un vantaggio sicuro per il tuo club.

Quali sono i tipi di controllo accessi?

Se stai pensando di implementare un sistema di controllo accessi per il tuo centro, questa informazione potrebbe essere molto interessante, poiché dovrai pensare anche al tipo di installazione e alle possibilità che il luogo fisico ti offre. Possiamo principalmente distinguere due tipi di controllo accessi in base alla connettività.

Esistono sistemi di controllo accessi autonomi, in cui non è richiesto alcun tipo di connettività, in quanto i terminali stessi dispongono di memoria per la gestione degli utenti. È un sistema a bassa sicurezza con una capacità molto limitata. D'altra parte, per una maggiore sicurezza, potresti optare per un sistema di accesso alla rete. Questa tipologia utilizza strumenti come i software di controllo accessi che offrono un alto livello di sicurezza.

Puoi controllare contemporaneamente infinite aree dell'impianto, limitare l'accesso per orari e abbonamenti e avere anche il vantaggio di poter includere altre soluzioni importanti per qualsiasi azienda, come il controllo degli orari degli operatori e collaboratori.

Quali sono le componenti di un controllo di accessi?

Se stai pensando di implementare un sistema per il controllo degli accessi nel tuo centro, dovrai sicuramente informarti su queste componenti di base:

tornello o varco;
tag o sistema di identificazione;
lettori e terminali;
software per il controllo accessi;

Che tipi di tornelli e varchi esistono per il controllo degli accessi?

Porte: ne esistono di tutte le forme e dimensioni, la scelta di quella giusta per le esigenze della tua struttura dipenderà dal volume di soci, dall'architettura del tuo club e dallo spazio fisico che hai a disposizione.

Tornelli elettronici a tripode: il semplice tornello o tripode è ancora utilizzato in molte strutture, in quanto offre una barriera fisica economica senza sembrare troppo intimidatoria per i soci. Il tornello consente l'ingresso di una persona alla volta dopo aver strisciato la tessera o essere stato ammesso elettronicamente dal personale addetto.

Corridoi di sicurezza: a differenza di un tornello, attraverso il quale le persone possono saltare, o un cancello che altri possono attraversare, un corridoio di sicurezza offre una barriera completa e consente l'accesso a un solo membro alla volta. Funziona attraverso una porta che si apre e si chiude rapidamente dopo aver ammesso l'ingresso di una persona. A causa della velocità e dell'altezza della porta, è impossibile passare inosservati, il che aiuta davvero ad alleviare i problemi di sicurezza. Visivamente più eleganti di altre opzioni chiuse, le porte rapide offrono sicurezza e possono aggiungere una certa aria di raffinatezza all'ingresso del tuo centro.

Cancello ad altezza corpo: simile ai cancelli di accesso agli stadi, si tratta di un varco con lo spazio sufficiente per consentire ad una persona di entrare. A differenza di un tornello a tripode, i cancelli ad altezza corpo non possono essere varcati saltando, il che significa che l'accesso è consentito solo a coloro che hanno un abbonamento valido. In generale, varchi di questi tipi sono tutt'alto che discreti.

Che tipi di tag esistono per il controllo accessi?

Ci sono diverse opzioni tra cui puoi scegliere per migliorare l'esperienza cliente. Di seguito si elencano i più popolari sul mercato in questo momento.

Accesso con badge o braccialetto. Racchiudono le informazioni del socio, quindi ogni volta che un cliente li appoggia sul dispositivo di lettura del tornello, il gestionale riconosce tali informazioni e consente o no l'accesso, permettendo la visualizzazione del profilo del socio sul gestionale dal personale della reception. In questo modo è possibile vedere real time se si sta verificando o meno una frode.

Avere la tessera fisica nel portafoglio o nella borsetta può fungere da piccolo promemoria per andare in palestra, senza contare sul senso di appartenenza al club che può generare in chi lo possiede.

Tuttavia, solitamente realizzate in plastica, le tessere di accesso alla palestra possono essere costose e realizzate in materiali nocivi per l'ambiente. Questo può essere particolarmente problematico se i tuoi soci sono irresponsabili e vuoi che il tuo brand trasmetta un messaggio green. (Naturalmente, puoi sempre far pagare il costo della sostituzione della carta).

Oggigiorno, invece, è possibile acquistare tessere ecologiche, realizzate con materiale degradabile e quindi a minor impatto inquinante. Sul tema abbiamo pubblicato un articolo sulle tessere identificative biodegradabili di SPORTRICK.

QR Code. I codici QR possono sbloccare i controlli di accesso come una chiave digitale. Quando i soci vogliono accedere all'impianto, aprono l'applicazione del club in uso sul telefonino e generano un codice QR. Una volta che il socio è in possesso del codice QR sul telefono, lo visualizza sullo schermo e lo posiziona in corrispondenza dello scanner del controllo accessi e apriti sesamo!

Con i codici QR, in sostanza, si consegna una nuova "chiave" ogni volta che un membro accede alla struttura. A differenza di una tessera, questo tipo di controllo accessi non crea sprechi e non ci sono costi di sostituzione in caso di perdita.

Un aspetto negativo di questo, tuttavia, è che l'accesso alla struttura diventa improvvisamente un grosso problema se un membro dimentica il telefono, ha la batteria scarica o addirittura ha uno schermo eccessivamente danneggiato. Fare esercizio regolarmente è difficile, i clienti potrebbero sentirsi frustrati e andarsene quando non possono accedere alla porta tramite il telefono.

Se sai che la fascia demografica dei tuoi soci non è particolarmente esperta di tecnologia, questa soluzione di ingresso non funzionerà bene per loro. Ma se la tua palestra è orientata verso le giovani generazioni, allora potrebbe funzionare. I millennial e la Generazione Z sono abitutati alle nuove tecnologie e le possibilità che questo gruppo demografico abbia problemi con il telefono sono piuttosto ridotte.

Non dimentichiamo che il QR code può essere utilizzato anche per creare ingressi puntuali permettendo di entrare per una prova gratuita, senza avere una tessera associativa valida.

Di questo e tanto altro abbiamo parlato nel nostro articolo codice QR per piscine e palestre ti spieghiamo perchè usarlo.

Che tipi di lettori o terminali esistono per il controllo degli accessi?

Lettori basati su tecnologie biometriche. Gli scanner biometrici (o per la misurazione del corpo) non sono più solo "roba" da film di spionaggio. Grazie alla loro precisione, sono molto apprezzati nelle strutture di ricerca, le banche o nella fabbricazione degli smartphone. Tra queste tipologie di tecnologie troviamo gli scanner dell'iride, il riconoscimento facciale o le impronte digitali tra tanti altri.

Parlando dello scanner per le impronte digitali, l'arrivo della pandemia ci ha fatto cambiare molto le nostre abitudini e non apprezziamo più la necessità di toccare qualcosa che hanno toccato altre persone. Quindi l'uso di lettori basati su questa tecnologia, può essere visto con diffidenza dai tuoi clienti.

Lettori basati su tecnologie RFID, QR o codice a barre. Grazie a queste tecnologie, i tuoi soci potranno accedere al club in modo semplice e automatico usando diversi dispositivi di identificazione come tessere, bracciali, portachiavi o il proprio smartphone.

Non dimentichiamo che è in oltre possibile combinare tecnologie biometriche con altre tecnologie di lettura.

Che cos'è un software di controllo accessi?

Il software di controllo accessi è uno strumento tecnologico integrato ad una serie di hardware che consente il controllo totale di chi entra e di chi esce da un impianto sportivo, sia esso una piscina, una palestra o un centro sportivo.

Un software di controllo accessi specifico per il settore sport & wellness gestisce gli accessi degli utenti, garantendone la sicurezza oltre a stabilire un controllo automatico sulla parte commerciale dell'azienda. Normalmente i gestionali avanzati coprono questa necessità con funzionalità specifiche.

In conclusione

La sicurezza in qualsiasi impianto sportivo, piscina o palestra è un fattore essenziale per il corretto funzionamenteo del bussiness ed è importante anche per l'esperienza dei soci.

Tuttavia, l'utilizzo di un tipo di controllo di accessi errato per la la fascia demografica del club può comportare un'esperienza di accesso insoddisfacente e persino spiacevole.

Rifletti attentamente su quale livello di sicurezza vorresti avere e combinalo al meglio con un tipo di controllo degli accessi più adeguato al target del tuo impianto.