Prima o poi tutti potrebbero decidere o avere la necessità di traslocare nella propria vita. Cambiare casa o ufficio può essere impegnativo e destabilizzante, ma può rivelarsi necessario per dare una svolta nella propria sfera personale o lavorativa.
Il passaggio ad un nuovo gestionale come SPORTRICK e la conseguente migrazione dei propri dati presentano molti tratti in comune con questa attività. Dopo aver deciso di cambiare il proprio strumento di lavoro in vista di nuovi ambiziosi progetti, infatti, potrebbe sorgere la paura di perdere o non poter utilizzare le informazioni raccolte in anni di lavoro e salvate nel proprio sistema.
Durante un trasloco fisico ci si trova davanti innumerevoli oggetti che devono essere selezionati, inscatolati, spostati e riallocati nella nuova sistemazione; spostandoci nel contesto di un cambio gestionale, gli oggetti si trasformano nei dati contenuti nell’attuale strumento. Come affrontare questo trasloco, seppur virtuale? Scopriamolo insieme.
Quali dati troviamo in un centro sportivo?
Prima di armarci di scatoloni e scotch da imballaggio dobbiamo avere ben chiaro un concetto: che cosa sono i “dati” nel nostro contesto sportivo?
Si tratta di informazioni raccolte durante la storia del club e salvate nel sistema gestionale, elementi importanti da avere sott’occhio per prendere decisioni. Alcuni esempi potrebbero essere nominativi dei clienti, contatti telefonici ed e-mail, iscritti ai corsi, scadenze dei certificati medici, azioni CRM svolte dai consulenti. Queste informazioni sono utilizzate quotidianamente dallo strumento per tutte le operazioni quotidiane, come registrare una nuova vendita o produrre report direzionali.
Per replicare queste informazioni nel nuovo gestionale faremo con un trasloco virtuale chiamato migrazione dati.
Come estrarre i dati dall’attuale programma gestionale?
I dati memorizzati all’interno del gestionale possono essere estratti dal sistema in vari modi, ad esempio in formato Excel, csv o backup del database.
La prima cosa da fare è scoprire quali sono le modalità di accesso ed estrazione dei dati del proprio attuale sistema. Spesso è sufficiente produrre alcuni report oppure accedere al proprio server ed estrarre il backup in autonomia; in altre situazioni potrebbe essere necessario l’intervento da parte di un tecnico del gestionale e questo potrebbe richiedere tempo.
Ti metteresti alla ricerca di una ditta specializzata in traslochi davanti all’ascensore con gli scatoloni pronti? Certamente no. Informati per tempo per non avere brutte sorprese!
Quali dati trasportare nel nuovo gestionale?
I traslochi possono essere l’occasione per fare un po’ di ordine e pulizia, anche attraverso un piccolo inventario. Aprendo l’armadio della camera da letto potresti trovare qualsiasi cosa: abbigliamento sportivo, camicie per il lavoro, outfit da cerimonia, accessori e persino uno scompartimento segreto.
Si tratta della stessa cosa che accade in un sistema gestionale, dove sono contenute innumerevoli informazioni frutto di anni di attività del centro sportivo. Consigliamo di armarsi di pazienza, osservare ogni sezione del proprio strumento ed annotarsi quali informazioni sono importanti e quali meno.
Come accade per il contenuto di un armadio o di una libreria anche in un gestionale troveremo dati che è ovvio voler portare con sé, come i dati anagrafici dei propri clienti attivi, le date di validità degli abbonamenti e lo stato dei pagamenti, ma potremmo anche scoprire informazioni ritenute preziose in passato ma che ora appaiono trascurabili, come l’indicazione che anni fa un cliente si era lamentato per l’acqua della piscina troppo fredda, oppure i nominativi di anagrafiche acquisiste durante un evento che non hanno mai messo piede in palestra.
Questo è il momento di pensare e fare ordine tra le informazioni!
Preparare il nuovo gestionale alla migrazione dei dati
Abbiamo scoperto come avere i dati disponibili e scelto cosa portare nel nuovo strumento di lavoro. Siamo a buon punto. Ora occorre assicurarsi che il nuovo sistema sia pronto per ricevere le informazioni provenienti dal precedente gestionale in modo appropriato.
Pensiamo alle pentole della cucina o agli schedari degli uffici: possiamo anche portare lo scatolone che li contiene nella nuova stanza, ma se la libreria o i pensili della cucina non sono ancora stati acquistati essi non saranno mai pronti per l’utilizzo immediato.
Lo stesso accade per la propria proposta commerciale o listino prezzi. Se nello strumento di lavoro attuale esiste un abbonamento open annuale con le sue caratteristiche e il suo prezzo, allora nel nuovo gestionale dovrà esistere un oggetto analogo che consentirà ai clienti che lo possiedono di continuare ad allenarsi e prenotarsi indipendentemente dal gestionale utilizzato dal club.
Contrariamente a quanto accade nel trasloco fisico, dove se il mobile momentaneamente non è pronto volendo si può aggirare l’ostacolo aprendo lo scatolone quando serve, per i dati non funziona in questo modo: in caso di mancanza dell’oggetto l’informazione probabilmente andrebbe persa.
Una strategia molto efficace consiste nel preparare un elenco dettagliato delle tipologie di abbonamento attualmente in vendita e di tutte quelle ancora attive ed assicurarsi di averle inserite nel nuovo sistema con le caratteristiche opportune, in questo modo si potrà fare pratica con il nuovo strumento ed evitare spiacevoli dimenticanze.
Quale ordine seguire durante la migrazione?
Siamo pronti con i nostri “scatoloni virtuali” e il nuovo arredamento è “pianificato”, pronto ad accogliere i dati provenienti dal precedente sistema. Ora dobbiamo spostare i dati nel loro “nuovo appartamento”.
Spesso si procede per step: prima si sistema ciò che serve nell’immediato, poi tutto il resto. Nella casa nuova cosa da cosa partiresti? Ora siamo in inverno, quindi avere a disposizione un abbigliamento caldo adeguato sarà sicuramente prioritario rispetto al telo mare, ma non dimentichiamoci il costume e la tuta per allenarci.
Come possiamo tradurre questa fase nella migrazione dati? Fissando un obiettivo chiaro. Lasciando per un momento da parte i propri obiettivi di business, secondo la nostra esperienza quando si cambia gestionale è fondamentale non far percepire ai clienti del club il cambiamento in corso.
Un esempio pratico: se un cliente è sempre riuscito a passare il tornello perché in possesso di un abbonamento valido, questo deve succedere anche durante il cambio di gestionale. Per questa ragione consigliamo di organizzarsi per migrare immediatamente tutti i dati utili per il controllo accessi, come le anagrafiche, le date di inizio e scadenza degli abbonamenti validi, i certificati medici e le informazioni sui pagamenti. Informazioni relative a CRM, iscrizioni passate, dati storici di altra natura devono essere organizzate con un ordine di priorità ben definito.
In conclusione
Siamo ormai giunti al termine del nostro trasloco virtuale dei dati verso il nuovo gestionale. Indipendentemente dalla modalità di passaggio dei dati, che si tratti di un inserimento manuale o di un processo automatico più o meno complesso, il motto resta: Trasloco fisico o virtuale…con il metodo SPORTRICK otterrai un gran risultato finale!
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Angie Grassi - Dottoressa magistrale in Ingegneria gestionale con specializzazione ICT
IT Consultant @SPORTRICK TECH s.r.l
Ex atleta agonista di pattinaggio artistico sincronizzato e ginnastica ritmica
a.grassi@sportrick.com
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